点呼･台帳のDX化で実現する業務効率化と情報の一元管理

愛知県を中心に石油化学製品、有機化学製品の運搬ならびに産業廃棄物の収集運搬、PCB（ポリ塩化ビフェニル）の収集運搬を中心に倉庫業、一般建設業など幅広い事業を手がける。顧客の物流ニーズに応えるべく多種多様な車両を揃え、産業廃棄物収集運搬業の優良認定取得やISO・Gマークを通じた品質・環境・安全管理体制の構築に注力してきた。

導入製品

運輸事業者向けグループウェアシステム/BSS (Business Support System)

【ご契約プラン】
・業務後自動点呼×３
⊡ 業務後の点呼を運行管理者の立会いを必要とせず乗務員1人で実施可能な点呼
[内容:アルコール検知器,カメラ(Web/防犯),静脈認証機器,USBハブ]

・遠隔点呼×３
⊡乗務員と他営業所の運行管理者とのビデオ通話での点呼

・遠隔地業務後自動点呼×19(スマートフォンを活用した点呼:95台分)
⊡遠隔地における業務後の点呼を乗務員様1人で実施可能なスマートフォン点呼

お客様の声

台帳･情報管理のDX化による拠点間の連携強化と検索性の向上

課題Excel管理の限界と情報分散による検索負荷

BSSを導入する以前は社員や車両の情報をすべてExcelで管理していました。しかし、社員数や車両台数、管理項目の増加に伴いデータ容量が膨大となり、ファイルの起動に時間がかかるなど、運用負荷が大きくなっていました。また、社員・車両ごとにブックを分けるとファイル数が増え、シートごとに管理すると1ファイルの処理速度が低下するなど、Excelによる管理に課題を感じていました。さらに、免許証や車検証・資格証などのPDF資料は別々に保管していたため、管理場所が分散し、必要な情報の検索に手間を要している状況でした。

効果クラウドによる情報の一元化で、検索性・管理効率が向上

BSSの台帳機能を活用することで、これまで複数の場所で管理していた社員や車両の情報を一元管理できるようになり、必要なデータを探す際の作業工数が削減されました。社員台帳・車両台帳はいずれも画面上で写真付きで一覧として表示できるため、直感的に情報を把握しやすく、検索スピードの向上にもつながっています。また、PDFファイルを各情報に紐づけて登録できるため、免許証・車検証・各種資格証などの資料もまとめて管理が可能となり、これまで別管理となっていた情報を集約することができました。情報を一元化しながら、閲覧・編集権限を適切にコントロールできる点も便利に感じています。事業用車両に加え、白ナンバー車両も含めた約120～130台の車両情報をBSS上で一元管理できるようになり、車両管理全体の効率化につながっています。

課題拠点間の情報共有における煩雑さ

従来は、繁忙期や業務応援などにより、所属営業所とは異なる拠点で乗務員・車両の情報確認が必要となる場合、所属営業所で管理している社員台帳・車両台帳・教育記録などの情報を、都度、応援先の営業所へ共有する必要がありました。具体的には、社員台帳・車両台帳・教育記録などの情報を応援先の営業所でも確認できるようにするため、必要な情報を毎回個別に送付しており、対応に手間がかかっていました。また、監査の際には各営業所へ足を運び、書類が適切に管理・保管されているか確認が必要でした。
郵送やPDFでのやり取りも行っていましたが、保管状況は現地に行かなければ把握しきれず、管理者に負荷がかかっていました。

効果拠点間をまたいだ情報共有がスムーズに

BSS上で台帳や各種記録を管理することにより、応援先の営業所でも必要な情報をクラウド上で閲覧・確認できるようになり、拠点間で個別にデータをやり取りする手間が削減されました。さらに、「BSSに登録しておけば大丈夫」という安心感にもつながっています。監査時にも、必要な情報をクラウド上で事前に確認できるようになったことで、紙資料の確認や現地確認にかかる負担が軽減されました。

アラート機能で点呼漏れ防止と管理者の確認負荷軽減を実現

課題点呼記録簿の紙管理による運用課題

点呼記録簿については、従来は主に紙で運用していたため、各項目を一つ一つチェックすることに時間がかかっていました。また、記入位置のズレや書き間違いなど、紙管理では避けられないヒューマンエラーのリスクも課題となっており、点呼に不備や異常があった際にも即座に把握しづらい状況でした。

効果アラート機能により点呼漏れ防止と管理者の負荷軽減を実現

BSSの点呼記録簿を活用することで、点呼結果を誰が見ても一目で把握できるようになり、日々の確認作業が効率化されました。異常時やエラーが発生した際には色表示やアラートで通知されるため、早い段階で異常に気づき、必要な対応を行うことができます。そのため、安心して運用できています。手作業に比べて記録のばらつきや入力ミスの抑制にもつながり、確認もスムーズに行うことができるようになりました。

点呼実施時の様子

点呼執行者の割合をリアルタイムに可視化。
自動点呼の活用により点呼比率管理の負担を軽減。

BSSを活用することで、点呼執行者の運行管理者と補助者の割合を画面上で随時確認できる点も便利に感じています。当社では補助者の割合が多かったこともあり、従来は点呼執行者の割合を常に意識しながら運用する必要がありました。一方、BSSの導入によりシステム上で点呼執行者の割合を都度確認できるようになったことで、シフトの作成や管理者の配置が決めやすくなりました。
さらに、業務後自動点呼の活用により、補助者による点呼割合を過度に意識する場面が減り、点呼体制の管理負担が軽減されました。

点呼実施時の様子

閲覧権限を細かく設定できるため、情報の管理・保護の面でも安心

BSSでは情報の閲覧･編集の権限を項目単位で細かく設定できるため、情報の管理･保護の面でも安心して運用することができています。特に重要な情報については、ごく一部の管理者のみに編集権限を付与し、それ以外のメンバーは閲覧範囲を制限しています。権限の付与範囲を細かく設定することで、意図しない更新や削除が起きないようにしています。また、人事関連情報や健康診断の受診状況なども、権限管理を行ったうえでBSS上に登録し、必要な管理に活用しています。健康診断については日程や受診状況を登録し、未受診者の有無を確認できるように活用することで、管理者と乗務員双方の抜け漏れの防止に役立っています。

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